Checklist de habilitación: Resolución 3100 de 2019
Esta es la lista de chequeo con la que puedes autoevaluar tu consultorio o IPS frente a los siete estándares de habilitación de la Resolución 3100 de 2019. Está completa en esta página, estándar por estándar, y también la puedes descargar en Excel editable o en PDF para llevarla a la visita.
Antes de empezar, la duda que más nos llega en 2026: la Resolución 3100 sigue vigente. El Ministerio expidió la Resolución 1732 de 2026 para reemplazarla, pero la revocó en su integridad con la Resolución 002080 del 8 de septiembre de 2026. Como la 1732 nunca se publicó en el Diario Oficial, no produjo efectos y su transición de doce meses no llegó a correr. Lo explicamos en detalle en la cobertura de la Resolución 1732 y su revocatoria.
La norma que te aplica hoy: Resolución 3100 de 2019, modificada por la Resolución 465 de 2025. Verificado el 25 de septiembre de 2026 contra los textos oficiales del Ministerio de Salud.
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Déjanos tus datos y pasas directo a la descarga. Recibes la lista en Excel editable: cada punto con su desplegable de cumplimiento y casillas para anotar dónde está la evidencia, quién responde y para cuándo. La hoja de resumen calcula sola tu porcentaje de avance.
Documento gratuito · Fuente: Ministerio de SaludPaso previo: inscripción y novedades en el REPS
La habilitación empieza en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS). Sin inscripción no hay servicio habilitado, y la inscripción es gratuita.
- Prestador inscrito en el REPS con al menos una sede y un servicio.
- Formulario de inscripción radicado ante la Secretaría de Salud por el portal de prestadores del Ministerio.
- Declaración de autoevaluación presentada antes de la inscripción inicial.
- Novedades reportadas a tiempo: apertura o cierre de servicios y sedes, cambios de capacidad o de datos del prestador.
- Cambio de NIT en la misma sede: cierre del prestador anterior e inscripción inmediata del nuevo.
- Existencia legal acreditada, certificado de localización del inmueble y responsable del cumplimiento identificado.
Si quieres comprobar cómo quedó tu registro, mira cómo verificar si un prestador está habilitado en el REPS.
Los 7 estándares, punto por punto
Cada servicio se evalúa contra estos siete estándares según su complejidad. Junto a cada bloque va lo que normalmente te piden como evidencia en la visita de verificación. Si quieres el marco completo de cada uno, lo desarrollamos en los 7 estándares de habilitación en salud.
1. Talento humano
- Título y registro vigentes en el ReTHUS para cada profesional y cada servicio.
- Perfil y competencias acordes al servicio y a su complejidad.
- Soportes de capacitación del personal, por ejemplo en vacunación: procedimientos, cadena de frío y registros.
- Documentación del talento humano disponible y actualizada en cada sede, no solo en la sede principal.
Evidencia habitual: carpeta por profesional con diploma, ReTHUS impreso o consultado en pantalla, certificados de capacitación y contrato o vinculación. Las certificaciones obligatorias del personal son de los hallazgos más frecuentes.
2. Infraestructura
- Áreas y ambientes acordes a cada servicio: circulación, privacidad, iluminación, ventilación y lavamanos donde el servicio lo exige.
- Licencia de construcción o documento de reconocimiento según el año del inmueble, con estudio de vulnerabilidad estructural para los servicios críticos.
- Señalización, rutas de evacuación y condiciones de seguridad del espacio.
- Condiciones locativas en buen estado: pisos, paredes y superficies lavables donde corresponda.
Evidencia habitual: planos o licencia, certificado de localización y el recorrido físico. Este estándar se demuestra caminando la sede, no con papeles.
3. Dotación
- Equipos suficientes para el servicio declarado y en funcionamiento el día de la visita.
- Hoja de vida por equipo, con mantenimiento preventivo y correctivo al día.
- Calibración vigente de los equipos que la requieren.
- Reporte de tecnovigilancia cuando un dispositivo falla o causa un evento adverso.
Evidencia habitual: carpeta de hojas de vida, contrato de mantenimiento y certificados de calibración con fecha vigente.
4. Medicamentos, dispositivos médicos e insumos
- Adquisición a proveedores autorizados, con registro sanitario vigente.
- Almacenamiento con control de temperatura y humedad, y cadena de frío documentada si aplica.
- Control de existencias, fechas de vencimiento y trazabilidad de lotes.
- Manejo de medicamentos de control especial según la normativa del Fondo Nacional de Estupefacientes.
- Farmacovigilancia: reporte de eventos adversos serios en 72 horas y de los no serios en los primeros cinco días hábiles del mes.
Evidencia habitual: kardex o inventario, registro de temperatura, acta de baja de vencidos y los reportes enviados. Lo detallamos en la guía de farmacovigilancia para el consultorio.
5. Procesos prioritarios
- Guías y protocolos de atención documentados, socializados y acordes al servicio.
- Programa de seguridad del paciente con identificación y análisis de eventos adversos.
- Higiene de manos, bioseguridad y manejo de residuos según la Resolución 591 de 2024 (PGIRASA).
- Consentimiento informado documentado para los procedimientos que lo requieren.
- Protocolo de referencia y contrarreferencia cuando el paciente debe salir del servicio.
Evidencia habitual: los documentos, sí, pero también que el personal sepa dónde están y los aplique. En este estándar se cae por tener el manual sin socializar.
6. Historia clínica y registros
- Historia clínica para cada usuario, completa, legible y con custodia, según la Resolución 1995 de 1999 modificada por la 839 de 2017.
- Consentimientos informados y registros asistenciales al día y recuperables.
- Confidencialidad y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012); la videovigilancia requiere autorización escrita.
- Registros que permitan generar los RIPS y los soportes de cobro sin reconstruir nada a mano.
- Copia de seguridad y control de acceso si la historia clínica es electrónica.
Evidencia habitual: abrir tres o cuatro historias al azar durante la visita. Si el verificador pide una atención de hace ocho meses, debe aparecer en segundos.
7. Interdependencia
- Servicios de apoyo que exige cada servicio declarado: laboratorio, imágenes, esterilización, transporte asistencial.
- Contratos o convenios vigentes cuando el apoyo es externo, con el prestador de apoyo habilitado.
- Disponibilidad real en el horario en que prestas el servicio.
Evidencia habitual: el contrato y la verificación de que el prestador de apoyo está habilitado en el REPS para ese servicio.
Qué cambió con la Resolución 465 de 2025
La Resolución 465 del 25 de marzo de 2025 modificó cinco artículos de la 3100 y está vigente desde su expedición. Estos son los cambios que afectan la autoevaluación:
- Artículo 4 — inscripción y novedades: ajusta el trámite y el reporte, incluido el cambio de NIT en la misma sede.
- Artículo 5 — autoevaluación: fija los momentos en que estás obligado a autoevaluarte.
- Artículo 7 — procedimiento técnico-administrativo: precisa cómo se surte la verificación.
- Artículos 19 y 20 — cierre de servicios y transporte asistencial: el cierre temporal no puede superar seis meses.
- Talento humano e infraestructura: ajustes en vacunación y telexperticia, y licencias de construcción según el año del inmueble.
Si vienes trabajando con la versión anterior, la comparación está en Resolución 3100 frente a la 465: qué cambió.
Los cuatro momentos de la autoevaluación
La autoevaluación no es un trámite de una sola vez. Son cuatro momentos, y saltarse uno puede inactivar tus servicios:
- Antes de la inscripción inicial.
- Durante el cuarto año de vigencia y antes de su vencimiento.
- Antes de cada renovación anual.
- Antes de reportar novedades en el REPS.
La inscripción inicial vale cuatro años y luego se renueva cada año, condicionada a la autoevaluación declarada en el REPS. El paso a paso de 2026 está en la guía de autoevaluación REPS.
Casos especiales que cambian el trámite
Abro un servicio nuevo
La regla general es que inscribes con tu declaración de autoevaluación y la visita puede llegar después. Pero la Resolución 3100 exige visita previa para servicios de oncología, urgencias, atención del parto, transporte asistencial y los de alta complejidad. Si tu servicio está en ese grupo, no puedes empezar a prestarlo hasta que la Secretaría verifique.
Abro una segunda sede
Cada sede se inscribe y se autoevalúa por separado, y la documentación de talento humano, equipos y protocolos debe estar disponible en cada una. Tener todo en la sede principal es un hallazgo clásico.
Presto telemedicina
La telemedicina se habilita; la telesalud —teleorientación, teleapoyo y teleeducación— no. Esa separación la fijó la Resolución 1644 de 2026, que derogó la 2654 de 2019 y dejó doce meses de transición para los servicios ya habilitados.
Voy a cerrar un servicio
El cierre se reporta como novedad en el REPS. El cierre temporal no puede superar seis meses, según el ajuste que introdujo la Resolución 465 de 2025.
Qué pasa si algo no cumple
No todo hallazgo tiene la misma consecuencia, y conviene saber la diferencia antes de la visita:
- No autoevaluarte a tiempo: tus servicios se pueden inactivar en el REPS. Es la causa más común de quedar inhabilitado sin que nadie te visite.
- Prestar un servicio no habilitado: es el hallazgo más grave y expone a sanciones de la autoridad sanitaria.
- Hallazgos subsanables: se documentan en la visita y debes corregirlos en el plazo que fije la Secretaría de Salud, con evidencia del ajuste.
- Servicio inactivado: para volver a prestarlo hay que reactivarlo en el REPS, con la autoevaluación al día.
Si tienes dudas puntuales sobre tu caso, reunimos las más frecuentes en preguntas sobre la habilitación en salud.
Los errores que más se repiten en la visita
De lo que nos cuentan los prestadores y los habilitadores del directorio de habilitadores, los hallazgos se repiten mucho más de lo que uno esperaría:
- Servicio declarado que no se presta, o que se presta en una sede distinta a la inscrita.
- ReTHUS vencido o profesional sin registro para el servicio en el que aparece.
- Hojas de vida de equipos sin mantenimiento del último año o con certificados de calibración vencidos.
- Protocolos impresos pero no socializados: el personal no sabe que existen.
- Historias clínicas incompletas o imposibles de recuperar en el momento.
- Autoevaluación no declarada antes de la renovación, que es la vía más rápida a la inactivación.
- Novedades sin reportar después de abrir o cerrar un servicio.
Si es tu primera visita, ayuda leer las preguntas que suele hacer la Secretaría de Salud.
Cómo armar la carpeta de evidencias
La visita no evalúa tu memoria: evalúa lo que puedes mostrar. Una carpeta organizada por estándar convierte una verificación de tres horas en una de una, y sirve igual en papel o en digital. Esta es la estructura que mejor funciona:
- 01 Prestador: existencia legal, RUT, certificado de localización, inscripción y novedades del REPS, declaración de autoevaluación.
- 02 Talento humano: una subcarpeta por profesional con título, ReTHUS, vinculación y capacitaciones.
- 03 Infraestructura: licencia o reconocimiento de construcción, planos, estudio de vulnerabilidad si aplica.
- 04 Dotación: inventario, hojas de vida de equipos, mantenimientos y calibraciones vigentes.
- 05 Medicamentos e insumos: inventario, registros de temperatura, actas de baja, reportes de farmacovigilancia y tecnovigilancia.
- 06 Procesos prioritarios: guías, protocolos, programa de seguridad del paciente, actas de socialización, plan de residuos.
- 07 Historia clínica: política de custodia y acceso, formatos de consentimiento, soporte de copias de seguridad.
- 08 Interdependencia: contratos de apoyo vigentes y verificación de que el aliado está habilitado.
Dos detalles que marcan diferencia: fecha visible en cada documento y un responsable por carpeta. Cuando el verificador pregunta «¿quién responde por esto?», la respuesta debe ser un nombre, no un silencio.
Cómo usar esta lista de chequeo
El archivo en Excel está hecho para trabajarse, no para imprimirse y guardarse:
- En la hoja «Autoevaluación» marca cada punto con el desplegable: Sí, Parcial, No o No aplica.
- En «Evidencia» anota dónde está el soporte: carpeta, archivo o enlace. Es exactamente lo que te van a pedir.
- Asigna responsable y fecha límite a todo lo que no esté en «Sí».
- La hoja «Resumen» calcula sola tu porcentaje de avance por estándar.
Recomendación práctica: haz la primera pasada completa sin detenerte a arreglar nada, solo marcando. Así sabes el tamaño real del trabajo antes de empezar a corregir.
Dónde entra el software
De los siete estándares, el de historia clínica y registros es el único que puedes dejar resuelto de forma permanente con una herramienta. Con Saludtools la historia clínica queda centralizada, con custodia, control de acceso y los registros listos para mostrarse en la visita sin reconstruir nada. Si prestas servicios de telemedicina, revisa además el estándar de telemedicina para habilitación.
Preguntas frecuentes
¿La Resolución 3100 de 2019 sigue vigente en 2026?
Sí. El Ministerio de Salud expidió la Resolución 1732 de 2026 para reemplazarla, pero la revocó en su integridad con la Resolución 002080 del 8 de septiembre de 2026. La 1732 nunca se publicó en el Diario Oficial, así que no produjo efectos y su transición no llegó a correr. La habilitación se sigue evaluando con la Resolución 3100 de 2019 modificada por la Resolución 465 de 2025.
¿Cuáles son los 7 estándares de habilitación?
Talento humano, infraestructura, dotación, medicamentos y dispositivos médicos e insumos, procesos prioritarios, historia clínica y registros, e interdependencia. Cada servicio que inscribes en el REPS se evalúa contra esos siete estándares según su complejidad.
¿Cada cuánto debo hacer la autoevaluación de habilitación?
En cuatro momentos: antes de la inscripción inicial, durante el cuarto año de vigencia y antes de su vencimiento, antes de cada renovación anual y antes de reportar novedades en el REPS. Si no autoevalúas a tiempo, tus servicios se pueden inactivar.
¿Qué cambió con la Resolución 465 de 2025?
Modificó los artículos 4, 5, 7, 19 y 20 de la Resolución 3100: inscripción y reporte de novedades, los momentos de la autoevaluación, el procedimiento técnico-administrativo, el cierre de servicios y el transporte asistencial. También ajustó condiciones de talento humano, como vacunación y telexperticia, y de infraestructura, con licencias según el año de construcción.
¿La visita de verificación es obligatoria para abrir un servicio?
No para todos. La Resolución 3100 exige visita previa para servicios como oncología, urgencias, parto, transporte asistencial y los de alta complejidad. El resto se inscribe con la declaración de autoevaluación y puede recibir visita de verificación después.
¿Cuánto cuesta inscribirse y habilitarse?
Nada. La inscripción en el REPS y la habilitación de servicios son gratuitas ante la Secretaría de Salud. Lo que sí cuesta es cumplir las condiciones: dotación, mantenimiento, talento humano y documentación.
¿La lista de chequeo viene en Excel editable?
Sí. Cada punto tiene un desplegable de cumplimiento (Sí, Parcial, No, No aplica) y casillas para anotar dónde está la evidencia, quién responde y para cuándo. Una hoja de resumen calcula tu porcentaje de avance. Si prefieres marcarla a mano, puedes imprimir la hoja de autoevaluación desde Excel.
¿Esta lista de chequeo es gratis?
Sí. Dejas tus datos en el formulario y pasas directo a la descarga en Excel o PDF. Es un documento de apoyo y no sustituye el texto oficial de la norma.
Fuentes oficiales
- Resolución 3100 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social: procedimientos de inscripción y condiciones de habilitación.
- Resolución 465 de 2025: modifica los artículos 4, 5, 7, 19 y 20 de la 3100.
- Resolución 002080 del 8 de septiembre de 2026: revoca en su integridad la Resolución 1732 de 2026.
- Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017: manejo y conservación de la historia clínica.
Este checklist es un documento de apoyo y no sustituye el texto oficial de las resoluciones.
¿Listo para la visita?
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