Resolución 465 de 2025 (Parte II): Trámites en el REPS, Ambulancias y Gestión Legal

Continuamos desglosando la nueva normativa. En esta segunda entrega, analizamos los procesos administrativos y los nuevos perfiles exigidos para el transporte asistencial.

Continuamos desglosando la Resolución 465 de 2025. En esta segunda parte, nos enfocamos en los procesos "detrás de cámaras": desde cómo inscribir tus servicios correctamente hasta los nuevos perfiles exigidos para servicios de alta complejidad y transporte asistencial.

1. Trámites en el REPS: Paso a paso renovado

La norma ahora detalla con precisión el proceso de inscripción. Ya no hay espacio para la improvisación en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud:

Es obligatorio diligenciar el formulario único, definir con claridad las sedes y la capacidad instalada antes de radicar la solicitud.
Dato vital: Si tu IPS cambia de NIT pero continúa operando en la misma ubicación física, el procedimiento exige cerrar la inscripción vieja y abrir una nueva.

                    Aunque en este caso no se requerirá una visita previa para iniciar, la Secretaría de Salud te asignará como prioridad en su plan de visitas de verificación. Asegúrate de tener todo en regla desde el primer día.
                

2. Transporte Asistencial Aéreo

El nivel de exigencia técnica aumenta para quienes realizan traslados críticos en el entorno aéreo.

El nuevo requisito establece que el personal que acompaña en ambulancia aérea debe ostentar el título de técnico profesional o tecnólogo en atención prehospitalaria (APH). Con este cambio, se eliminan los niveles de formación inferiores para este entorno de alta complejidad, buscando garantizar la máxima seguridad del paciente durante el vuelo.

3. Coordinador de Trasplantes: Obligatorio para UCI

Si tu institución cuenta con servicios de Unidad de Cuidados Intensivos (UCI), ya sea de adultos o pediátrica, y adicionalmente ofrece el servicio de neurocirugía, debes prestar atención a este punto:

Es obligatorio contar con un Coordinador Operativo de Trasplantes.
Este profesional debe estar debidamente inscrito ante la red de donación y trasplantes.
Debe contar con la formación continua vigente expedida por el Instituto Nacional de Salud (INS).

4. Seguridad Jurídica: La Resolución prevalece

Este es un ajuste jurídico fundamental para la defensa de los prestadores en caso de auditorías o visitas de verificación.

                    Si llegara a existir una contradicción entre el texto de la Resolución 3100 (modificada por la 465) y el Manual técnico anexo, siempre prevalecerá lo estipulado en la Resolución. Esto otorga mayor claridad y seguridad jurídica ante posibles interpretaciones subjetivas de los verificadores.
                

Checklist de Cumplimiento 2026

Para asegurar que tu servicio esté totalmente alineado con la Resolución 465, verifica estos puntos:

Consentimientos: Actualiza tus formatos para incluir la autorización firmada de videovigilancia.
Vacunación: Verifica que tu personal en consultorio esté capacitado en cadena de frío.
Personal: Revisa los títulos del personal en ambulancias aéreas y coordinadores de UCI.
Sede: Ajusta los criterios de infraestructura de tu sede administrativa si prestas servicios extramurales.

La habilitación no es solo un trámite administrativo; es la garantía de que tu servicio es seguro y de calidad para la población.

En Saludtools, nuestro software está siempre alineado con estas actualizaciones normativas para que tú te concentres en lo más importante: la salud de tus pacientes, mientras nosotros garantizamos que tu plataforma sea legal y eficiente.