Historia clínica ocupacional en Colombia: qué cambió con la Resolución 1843 de 2025

Lo primero: la 2346 de 2007 ya no está vigente

Conviene decirlo sin rodeos porque todavía circula en formatos, procedimientos y hasta en cotizaciones de servicios: la Resolución 2346 de 2007 fue derogada. El artículo 36 de la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025 y publicada el 6 de mayo en el Diario Oficial 53.109, derogó expresamente cuatro normas: la 2346 de 2007, la 1918 de 2009 (que había modificado los artículos 11 y 17 de la anterior), la 1075 de 1992 y la 4050 de 1994.

La resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Lo que sí tuvo plazo fue la implementación: el artículo 35 dio a las personas naturales y jurídicas seis meses para hacer los ajustes administrativos, técnicos y operativos. Ese término venció a comienzos de noviembre de 2025, de modo que a estas alturas de 2026 no queda margen de transición: la norma se aplica completa.

El alcance también es más amplio que el de la norma anterior. La 1843 se aplica a empleadores del sector público y privado, a contratantes y a los prestadores de servicios de medicina en seguridad y salud en el trabajo, sin distinción de sector económico ni de tipo de vinculación.

De tres tipos de evaluación a seis

La 2346 exigía como mínimo tres evaluaciones: preocupacional, periódicas y de egreso, y dejaba las demás como "otro tipo de evaluaciones" que el empleador debía ordenar según la situación. El artículo 8 de la Resolución 1843 de 2025 convierte esa lista en seis modalidades obligatorias:

• Evaluación médica de pre-ingreso. Determina las condiciones de salud del trabajador antes de la vinculación, frente a las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto.
• Evaluaciones médicas periódicas. Programadas o por cambio de ocupación, para monitorear la exposición a los factores de riesgo.
• Evaluación médica de egreso. Al terminar la relación laboral o contractual.
• Evaluación médica post-incapacidad. Tras una incapacidad, para verificar en qué condiciones se reincorpora el trabajador.
• Evaluación médica por retorno laboral. Cuando el trabajador vuelve después de una ausencia prolongada.
• Evaluación médica ocupacional de seguimiento o de control. La que sostiene los sistemas de vigilancia epidemiológica.

Dos precisiones del mismo artículo que suelen pasarse por alto. Primera: el concepto médico ocupacional hace parte del expediente laboral del trabajador que reposa en la empresa —cosa distinta de la historia clínica, como veremos—. Segunda: las valoraciones médicas ocupacionales pueden realizarse usando tecnologías de la información, previa autorización del usuario y con autonomía médica, aplicando lo dispuesto en las Resoluciones 3100 de 2019 y 2654 de 2019 del Ministerio de Salud. Es decir, la telemedicina entra formalmente al terreno ocupacional, con las mismas exigencias de habilitación que cualquier otro servicio; lo desarrollamos en la guía sobre teleconsulta en Colombia y sus requisitos de habilitación.

Plazos concretos que ahora están escritos

• Egreso: 5 días hábiles. El artículo 11 obliga al empleador o contratante a informar al trabajador sobre el proceso y a que la evaluación se realice dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación del vínculo, dejando constancia de la notificación.
• Periodicidad: máximo 3 años. El artículo 15 deja que cada empresa defina la periodicidad dentro de su SG-SST, pero fija un techo: no puede superar los tres años ni siquiera de forma excepcional, y esa decisión debe estar justificada técnicamente según la exposición a los factores de riesgo. La ARL puede dar asistencia técnica para definirla.
• Consulta: mínimo 20 minutos. El artículo 4 fija la duración mínima de la consulta médica ocupacional en veinte minutos, "con el fin de favorecer la valoración integral y objetiva del trabajador". Es, probablemente, el cambio que más golpea la operación de quienes montaron su agenda sobre bloques de diez minutos.
• Recomendaciones: 20 días hábiles. El artículo 5 obliga al empleador a adaptar las condiciones de trabajo según las recomendaciones o restricciones del concepto ocupacional en un término no superior a veinte días hábiles después de la evaluación.

Los certificados de aptitud específicos —trabajo en alturas, espacios confinados, manipulación de alimentos, conducción, porte de armas, trabajos en el sector eléctrico— conservan su vigencia propia, porque se rigen por legislación específica.

Quién puede hacer las evaluaciones (y con qué licencia)

El artículo 17 mantiene la regla dura: las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en seguridad y salud en el trabajo, con licencia vigente en esa materia. La excepción es territorial y está acotada: cuando la secretaría de salud departamental certifique que no hay disponibilidad de especialistas, pueden realizarlas médicos con mínimo dos años de experiencia en seguridad y salud en el trabajo, previa inscripción ante esa secretaría y solo mientras subsista la situación.

Aquí hay un detalle que conviene tener claro porque el texto de la resolución puede confundir: la 1843 menciona la Resolución 754 de 2021 al referirse a las licencias, pero esa norma ya fue reemplazada por la Resolución 908 de 2025 del Ministerio de Salud, que rige desde su expedición el 15 de mayo de 2025 y es la que hoy establece los requisitos y el procedimiento para la expedición, renovación y cambios de la licencia. Su artículo 36 previó un régimen de transición: las solicitudes radicadas hasta el 15 de septiembre de 2025 se siguieron tramitando bajo la 754 de 2021 y su modificatoria, la 1151 de 2022. Lo esencial del trámite hoy: lo resuelven las secretarías departamentales y distritales de salud a través del aplicativo web del Ministerio (artículo 3), la licencia tiene una vigencia de diez años renovables por un término igual (artículo 6) y es gratuito en todo el territorio nacional (artículo 5).

Si estás tramitando o renovando tu licencia y aún no tienes claro cómo funciona el registro del talento humano en salud, la guía sobre la tarjeta profesional en salud y cómo se tramita explica la relación entre título, inscripción en el ReTHUS y licencias.

La historia clínica ocupacional: contenido, custodia y 20 años

Esta es la parte que más afecta a quien opera una IPS de medicina laboral, porque cambia dónde vive el documento y cuánto tiempo hay que sostenerlo.

Es historia clínica, con todo lo que eso implica

El artículo 29 lo dice de entrada: la historia clínica ocupacional hace parte de la historia clínica y por lo tanto le aplican las disposiciones vigentes en la materia, además de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. No es un formulario administrativo del SG-SST: es un registro clínico, con las mismas exigencias de integridad y trazabilidad que cualquier otro. Si quieres repasar qué implica eso en la práctica, está resumido en el glosario de historia clínica electrónica.

El contenido mínimo que exige el artículo 29 incluye fecha, hora, departamento y ciudad de la evaluación; las administradoras a las que está afiliado el trabajador (pensiones, EPS y ARL); los datos del empleador y su actividad económica —y, si es una empresa de servicios temporales, también los de la empresa usuaria—; los datos sociodemográficos del trabajador; y una anamnesis con énfasis en accidentes o enfermedades laborales previas y en los antecedentes ocupacionales.

Custodia: del prestador, no del empleador

El artículo 30 asigna la custodia, el archivo y la conservación a las instituciones prestadoras de servicios de medicina en seguridad y salud en el trabajo: la historia clínica ocupacional queda a cargo del prestador que generó la atención, cumpliendo los requisitos de archivo de la historia clínica.

Y establece una prohibición explícita: en ningún caso los empleadores pueden tener, conservar o anexar copia de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador, salvo que cuenten con autorización expresa de este y tengan vinculado un médico especialista en seguridad y salud en el trabajo o el servicio de medicina laboral habilitado. Lo que el empleador recibe y archiva es el concepto de aptitud con sus recomendaciones y restricciones, no el expediente clínico.

Tres reglas más del mismo artículo que ordenan la operación diaria:

• Copia al trabajador. El prestador debe entregar al trabajador copia de la atención y de los resultados de la evaluación y de las pruebas complementarias, dejando constancia escrita de esa entrega.
• Acta en los traslados. Cuando se traslada copia de la historia clínica ocupacional entre entidades, debe quedar constancia mediante acta o registros de entrega y devolución, firmados por los responsables de la custodia.
• Conservación mínima de 20 años. Los documentos y registros deben conservarse por un periodo mínimo de veinte años en el marco del SG-SST. Es un plazo mayor que el de la historia clínica general, que la Resolución 839 de 2017 fijó en quince años (cinco en archivo de gestión y diez en archivo central). Si tu política de retención documental se armó sobre esos quince años, hay que revisarla.

La reserva sigue siendo estricta. El artículo 31 mantiene la confidencialidad y la reserva profesional, con excepciones tasadas: orden de autoridad judicial, autorización escrita del trabajador con fines estrictamente médicos, solicitud del médico o prestador durante una evaluación con consentimiento del trabajador, y la entidad competente para determinar el origen o calificar la pérdida de capacidad laboral.

Qué le toca al empleador y qué al prestador

La resolución dedica artículos separados a las responsabilidades de cada actor, y esa separación es útil para negociar contratos de servicios sin ambigüedades.

• El empleador o contratante asume íntegramente el costo de las evaluaciones y de las pruebas complementarias —nunca pueden cobrarse al aspirante ni al trabajador—, entrega al médico la información del puesto de trabajo y de los factores de riesgo, implementa los sistemas de vigilancia epidemiológica y adapta las condiciones de trabajo según las recomendaciones en máximo veinte días hábiles.
• El prestador de servicios garantiza que la atención la hagan profesionales con licencia vigente, respeta la duración mínima de veinte minutos de consulta, entrega copia al trabajador con constancia, custodia la historia clínica y puede prestar el servicio en modalidad de telemedicina y telesalud cuando corresponda.
• Las ARL brindan asistencia técnica, incluida la definición de la periodicidad de las evaluaciones según los riesgos de la empresa.
• El trabajador tiene responsabilidades propias: asistir a las evaluaciones, suministrar información veraz y cumplir las recomendaciones.

Un punto que ya venía del Código Sustantivo del Trabajo y que la resolución recoge en sus considerandos: la Ley 2114 de 2021 adicionó el artículo 241A al CST y prohibió exigir pruebas de embarazo como requisito para acceder o permanecer en cualquier actividad laboral. Solo puede solicitarse con consentimiento previo de la trabajadora y cuando el trabajo implique riesgos reales o potenciales para el embarazo; toda exigencia de ese tipo se presume discriminatoria, con inversión de la carga de la prueba a favor de la mujer.

Cómo se sostiene esto en la operación diaria

Leída de corrido, la 1843 le pide a una IPS de seguridad y salud en el trabajo cuatro cosas que son, en el fondo, un problema de sistema de información:

• Un registro clínico por trabajador que sobreviva veinte años y que se pueda recuperar completo cuando llegue una solicitud de calificación de origen o una orden judicial. Con carpetas físicas o archivos sueltos en un computador, ese plazo es un riesgo real.
• Separación limpia entre historia clínica y concepto de aptitud. Lo que sale hacia la empresa es el concepto con recomendaciones y restricciones; el expediente clínico se queda. Si el mismo documento cumple las dos funciones, la prohibición del artículo 30 se incumple sin que nadie lo note.
• Trazabilidad de entregas. Constancia de la copia entregada al trabajador y actas de traslado entre entidades. Eso es registro, fecha, responsable y firma.
• Antecedentes ocupacionales y factores de riesgo estructurados, no como texto libre: son la base de la evaluación periódica y de los sistemas de vigilancia epidemiológica.

Saludtools tiene un formato de historia clínica de medicina del trabajo pensado para eso: registra la información laboral del trabajador —si está reubicado, si tiene tratamiento pendiente con la EPS o la ARL, si está en proceso de calificación de pérdida de capacidad laboral— y estructura los factores de riesgo ocupacional por categorías (físicos, químicos, biológicos, mecánicos, biomecánicos, psicosociales, locativos y de seguridad), además de los hábitos intra y extralaborales. Los módulos clínicos habituales —signos vitales con gráfica longitudinal, examen físico por regiones, escalas, CIE-10, plan de manejo y órdenes— se activan o desactivan según lo que necesite cada consulta. Y como es historia clínica electrónica en la nube, la retención documental deja de depender de que alguien conserve una carpeta.

Si además tu IPS presta otros servicios y tiene que sostener la habilitación, vale la pena revisar cómo se articula todo esto con los estándares de la Resolución 3100 de 2019 en nuestra guía de software para habilitación y con la verificación del equipo en el artículo sobre cómo verificar al talento humano en salud antes de vincularlo.