Notificación a SIVIGILA desde el consultorio: qué eventos reportar y en qué plazos

Qué es el SIVIGILA y por qué te obliga aunque atiendas solo

El Sistema de Vigilancia en Salud Pública (SIVIGILA) es el mecanismo con el que Colombia recolecta, analiza y divulga información sobre los eventos que pueden afectar la salud de la población. Fue creado y reglamentado por el Decreto 3518 de 2006, hoy compilado en el Decreto 780 de 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector Salud), y sigue plenamente vigente en 2026.

La confusión más común entre prestadores pequeños es creer que la vigilancia epidemiológica "es cosa de hospitales". No lo es. La norma aplica en todo el territorio nacional y obliga a las instituciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes de excepción y a las personas naturales cuyas actividades influyan directamente en la salud de la población. Un consultorio de medicina general, un pediatra independiente o un centro de imágenes que detecte un caso vigilado está dentro del alcance.

La lógica es sencilla: la vigilancia funciona por agregación. Un caso aislado de dengue no dice nada; cien casos notificados desde consultorios distintos en el mismo municipio muestran un brote que activa fumigación, búsqueda activa y comunicación de riesgo. Cuando un prestador no notifica, no solo incumple: introduce un punto ciego en el mapa.

UPGD o unidad informadora: dónde encaja tu consultorio

El SIVIGILA se organiza en una red con roles definidos. Entender cuál te corresponde evita el error clásico de "creí que lo reportaba la EPS".

• UPGD (Unidad Primaria Generadora de Datos): es la entidad pública o privada que capta la ocurrencia de los eventos y genera la información de forma sistemática y obligatoria. Está caracterizada ante la secretaría de salud, tiene código asignado y notifica directamente al sistema. La mayoría de IPS y consultorios con volumen relevante de atención terminan caracterizados como UPGD.
• Unidad Informadora (UI): es la fuente que, sin ser UPGD, capta y reporta eventos de forma esporádica. Un consultorio muy pequeño o un profesional independiente que detecta un caso puntual notifica a través de su unidad informadora o directamente a la secretaría de salud municipal o distrital.
• Secretarías municipales, distritales y departamentales: consolidan, depuran y analizan lo notificado en su jurisdicción, y activan las acciones de control.
• Instituto Nacional de Salud (INS): administra el sistema, expide los protocolos y los lineamientos anuales de vigilancia, y publica los boletines epidemiológicos semanales.
• Ministerio de Salud y Protección Social: define la política de vigilancia y los eventos que se vigilan a nivel nacional.

Si no sabes con certeza cuál es tu rol, la vía correcta es preguntarlo por escrito a la secretaría de salud de tu municipio y guardar la respuesta. Ese documento vale mucho en una visita de inspección, vigilancia y control: demuestra que verificaste tu obligación en lugar de asumirla.

Qué eventos se notifican y en qué plazo

Los eventos vigilados se llaman eventos de interés en salud pública (EISP) y están definidos en los protocolos y lineamientos que el INS actualiza cada año. Para 2026, el instituto publicó los lineamientos nacionales para la vigilancia en salud pública, que son el documento de referencia obligatorio: allí se listan los eventos vigentes, sus definiciones de caso y su periodicidad.

La clasificación operativa que necesitas conocer en el consultorio se reduce a dos velocidades:

Notificación inmediata (máximo 24 horas)

Aplica a eventos con potencial epidémico, alta letalidad, importancia internacional o que exigen intervención urgente. Se notifican dentro de las 24 horas siguientes a la sospecha o confirmación, sin esperar el resultado de laboratorio y sin acumularlos para enviarlos en bloque. Entran aquí, entre otros, los casos sospechosos de sarampión y rubéola, la mortalidad materna, la mortalidad por desnutrición en menores de cinco años, la rabia humana, el cólera y los eventos inusuales o inesperados.

Notificación semanal

Cubre la mayoría de los eventos de vigilancia rutinaria: dengue, tuberculosis, VIH, sífilis gestacional y congénita, intoxicaciones, agresiones por animales potencialmente transmisores de rabia, cáncer, entre muchos otros. Se consolidan y envían dentro de la semana epidemiológica correspondiente.

Un punto que genera dudas frecuentes: la sospecha basta. La vigilancia se diseñó para operar con definiciones de caso sospechoso, probable y confirmado precisamente porque esperar la confirmación destruye la oportunidad de la acción en salud pública. Notificar un caso que después se descarta no es un error; el sistema tiene mecanismos de ajuste y descarte para eso.

La ficha de notificación: qué se diligencia y dónde se falla

La notificación se hace mediante la ficha de notificación individual, compuesta por dos partes:

• Datos básicos (cara A): es común a todos los eventos. Incluye identificación del paciente, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, pertenencia étnica, ocupación, régimen de afiliación y administradora, área y dirección de residencia, fecha de inicio de síntomas, fecha de consulta, clasificación inicial del caso y datos de la UPGD que notifica.
• Datos complementarios (cara B): es específica de cada evento y recoge las variables clínicas y epidemiológicas propias del protocolo: antecedentes, signos, resultados de laboratorio, condición final, y en algunos eventos datos de contactos o de exposición.

Los errores que más devuelven fichas y generan reprocesos son casi siempre administrativos, no clínicos:

• Documento de identidad mal digitado o tipo de documento equivocado, que impide cruzar el caso con otras fuentes y genera duplicados.
• Confundir fecha de inicio de síntomas con fecha de consulta, lo que distorsiona la curva epidémica y puede clasificar mal la oportunidad de la notificación.
• Dirección incompleta o sin barrio o vereda, que bloquea la investigación de campo y la búsqueda de contactos.
• Diagnóstico registrado sin código. La codificación clínica ordenada es la que permite que el caso se recupere después; si estás en la transición de la CIE-10 a la CIE-11, define desde ya qué codificación usas en la historia clínica para no perder trazabilidad.
• Notificar sin dejar rastro en la historia clínica. Si la ficha se diligencia en un formato aparte y nadie anota en la historia que el caso fue notificado, no hay forma de demostrarlo meses después.

Conviene distinguir dos cosas que suelen mezclarse. La notificación al SIVIGILA no reemplaza ni se confunde con el reporte de eventos adversos derivados de la atención: el primero vigila condiciones de salud de la población; el segundo gestiona daños ocasionados por el proceso asistencial dentro del programa de seguridad del paciente. Son sistemas paralelos, con formatos, destinatarios y tiempos distintos, y un mismo caso puede exigir los dos.

Notificar sin romper la confidencialidad

Muchos profesionales dudan en notificar porque temen vulnerar el secreto profesional o la protección de datos. La regla es clara: la notificación obligatoria es un deber legal y prevalece. La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa para tratar datos sensibles —y los datos de salud lo son—, pero contempla excepciones expresas cuando el tratamiento responde a razones de interés público o de salud pública. No necesitas el consentimiento del paciente para notificar un evento de reporte obligatorio.

Eso no significa que la información circule libremente. Estas son las precauciones que sí debes mantener:

• Enviar la ficha únicamente por los canales oficiales de la secretaría de salud o del sistema, nunca por correos personales, grupos de WhatsApp o archivos compartidos abiertos.
• Limitar el acceso a las fichas al personal que interviene en la vigilancia, con usuarios nominales y no con una cuenta compartida del consultorio.
• Conservar la evidencia de la notificación (fecha, hora, responsable, medio) como parte de los soportes del prestador.
• Aplicar las mismas medidas de seguridad que usas para la historia clínica electrónica: cifrado, respaldo y control de accesos auditable.

Comunicar esto al paciente ayuda: explicarle que su caso será reportado a la autoridad sanitaria como parte del control de una enfermedad transmisible reduce la sensación de que se rompió una confianza, aunque su autorización no sea un requisito legal.

Cómo evitar que la notificación dependa de la memoria

En la práctica, casi ninguna omisión de notificación es dolosa. Ocurre porque el caso se atendió un viernes en la tarde, porque quien diligencia las fichas estaba de vacaciones o porque el diagnóstico quedó escrito en texto libre y nadie lo revisó al cerrar la semana. La solución no es más disciplina individual: es un proceso apoyado en el software que ya usas todos los días.

Un software de historia clínica electrónica bien configurado sostiene la vigilancia de tres maneras:

• Registro estructurado del diagnóstico. Si los diagnósticos se capturan con código y no en texto libre, puedes filtrar en segundos todos los pacientes de la semana con diagnósticos vigilados en lugar de releer historias una por una.
• Búsqueda y reportes por período. Poder listar atenciones por rango de fechas, diagnóstico y profesional convierte el cierre de la semana epidemiológica en una consulta, no en una auditoría manual.
• Trazabilidad de lo notificado. Dejar constancia en la historia de que el caso se notificó, con fecha y responsable, es lo que te permite demostrar cumplimiento en una visita o en una investigación posterior.

En Saludtools la historia clínica se registra con diagnóstico codificado y campos estructurados por especialidad, con reportes por rango de fechas y por profesional que permiten identificar rápidamente las atenciones que deben revisarse antes de cerrar la semana epidemiológica, y con notas y adjuntos donde queda el soporte de la notificación asociado al paciente. La ficha se sigue diligenciando en el sistema oficial de vigilancia; lo que cambia es que la detección de los casos deja de depender de que alguien se acuerde.

Una recomendación operativa que funciona bien en consultorios pequeños: define un responsable nominal de vigilancia (aunque sea el mismo profesional), fija un momento fijo semanal para el cierre alineado con el calendario epidemiológico, y ten a mano el listado de eventos vigilados de los lineamientos 2026 impreso o guardado donde se consulte. Tres decisiones sencillas eliminan la mayor parte del riesgo.