Solicitud de copia de la historia clínica: quién puede pedirla y en qué plazo debes entregarla

Por qué una solicitud de copia no es un trámite de recepción

La escena se repite: alguien llega al mostrador, dice que necesita "la historia clínica completa" y pone sobre el escritorio una fotocopia de una cédula. La persona que atiende no sabe si puede entregarla, quién debe autorizarla ni cuánto tiempo tiene para responder. En la práctica pasa una de dos cosas: se entrega todo sin verificar nada, o se le dice al solicitante que "el doctor no está" y la petición queda sin respuesta.

Las dos salidas son riesgosas. La historia clínica es un documento privado, sometido a reserva legal, y esa reserva no es un formalismo: es la traducción operativa del secreto profesional que la Ley 23 de 1981 le impone al médico. Entregarle el expediente a quien no está legitimado es una violación de la reserva y del tratamiento de datos sensibles que regula la Ley 1581 de 2012. Y en el otro extremo, no responder una petición legítima dentro del plazo legal es negar el acceso a un documento que le pertenece al paciente en su contenido, aunque el prestador sea su custodio.

La buena noticia es que la decisión no es discrecional ni exige criterio jurídico caso por caso. Hay un artículo que define quién puede acceder, unas leyes que definen el plazo según cómo se formule la petición y tres o cuatro situaciones especiales que conviene tener resueltas por escrito antes de que aparezcan. Con eso, la solicitud deja de ser un problema y pasa a ser un procedimiento de cinco minutos.

Quién puede pedirla: los cuatro grupos del artículo 14

El artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999 es la norma que resuelve el 90 % de los casos. Establece que podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la ley:

• El usuario. Es el titular. No tiene que explicar para qué la quiere ni justificar su interés: le basta identificarse. Este es el escenario más frecuente y el que menos discusión admite.
• El equipo de salud. Los profesionales que participan en la atención, y solo para los fines de esa atención. No cubre al personal administrativo, ni a un colega que no está tratando al paciente, ni a la curiosidad interna sobre un caso conocido.
• Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley. Un juzgado, una fiscalía, la Superintendencia Nacional de Salud o la secretaría de salud, cuando actúan dentro de sus competencias y mediante un requerimiento formal que deja constancia del expediente o proceso.
• Las demás personas determinadas en la ley. La cláusula que abre espacio a los casos especiales: representantes legales de menores, apoderados con poder específico, herederos en determinadas condiciones.

El parágrafo del mismo artículo agrega la frase que conviene tener pegada en el mostrador: el acceso se entiende única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, manteniendo en todo caso la reserva legal. Es decir, ni siquiera estar en la lista habilita a pedir cualquier cosa para cualquier propósito.

Fuera de esos cuatro grupos, el camino no se cierra: se traslada. Un tercero puede acceder si el titular lo autoriza expresamente. Esa autorización debe ser escrita, específica —a qué documentos, para qué fin— y verificable; una autorización genérica firmada hace tres años dentro de un consentimiento de atención no sirve para entregarle el expediente a un abogado hoy. Si quien pide es un apoderado, lo que se verifica es el poder, no la relación de confianza que dice tener con el paciente.

Vale la pena distinguir aquí entre acceder y consultar. La historia clínica electrónica (HCE) permite que un usuario del sistema abra un expediente en segundos, y eso hace que la lista del artículo 14 se juegue todos los días dentro del software, no solo en el mostrador. Quién tiene perfil de consulta, qué ve cada rol y qué queda registrado cuando alguien abre un expediente son decisiones tan normativas como la entrega de una copia impresa.

Los plazos: no hay un solo reloj

La pregunta "¿cuánto tiempo tengo?" no tiene una sola respuesta, porque depende de la vía por la que llega la solicitud. Estos son los tres escenarios que aparecen en un consultorio o una IPS pequeña:

• Derecho de petición de documentos e información (Ley 1755 de 2015). Es la vía más común cuando el paciente asesorado por un abogado pide su expediente. El término es de diez días hábiles siguientes a la recepción. Si no se responde dentro del plazo, la ley entiende que la solicitud fue aceptada y los documentos deben entregarse dentro de los tres días siguientes. El silencio, entonces, no protege la reserva: la vence.
• Consulta de datos personales (Ley 1581 de 2012). Cuando el paciente ejerce su habeas data sobre sus propios datos sensibles, la consulta se atiende en un máximo de diez días hábiles, prorrogables por cinco más si se informa al interesado el motivo y la fecha en que se resolverá. Los reclamos —cuando el paciente pide corregir un dato— tienen quince días hábiles, prorrogables por ocho.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa. Manda el plazo que fije el propio oficio, y suele ser más corto. Aquí la respuesta se dirige al despacho, no al particular que lo menciona: nunca se le entrega el expediente a quien dice "es que hay un proceso" sin el oficio en la mano.

Un detalle operativo que evita discusiones: el plazo corre desde la recepción, no desde que el médico se entera. Si la solicitud llegó por correo electrónico un viernes y nadie la revisó hasta el miércoles, ya se consumieron dos días hábiles. Por eso conviene tener un solo canal declarado para recibirlas y un registro donde quede la fecha de entrada.

Los tres casos que generan más dudas

1. Historia clínica de un menor de edad

Quienes pueden solicitarla son los padres o el representante legal, acreditando el parentesco con registro civil, sentencia judicial o el documento que corresponda. Hasta ahí es simple. La capa que se olvida es la autonomía progresiva del adolescente: la información sobre salud sexual y reproductiva, consumo de sustancias o salud mental de un paciente de 14, 15 o 17 años no es automáticamente información de los padres. El criterio razonable es entregar lo que corresponde al ejercicio de la representación legal, sin convertir la copia en un canal para exponer confidencias que el adolescente compartió en consulta, y dejar registrado cómo se resolvió esa tensión.

Cuando el propio adolescente pide su historia clínica —típicamente cerca de cumplir la mayoría de edad, para un trámite propio— entregarla respeta su derecho de acceso a la información y no vulnera a nadie.

2. Paciente fallecido

La muerte no elimina la reserva. La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha sostenido que el carácter reservado se mantiene frente a terceros sin interés legítimo, pero no frente a los familiares más cercanos, y que en casos donde la familia busca esclarecer las circunstancias del fallecimiento pueden primar los derechos de acceso a la justicia y a la información sobre la intimidad del fallecido. En la práctica: pide acreditación del parentesco, deja por escrito el motivo de la solicitud, entrega lo pertinente y guarda constancia. Negar de plano por "reserva" es la respuesta que más termina en tutela.

3. Quien no es el titular: empleador, aseguradora, familiar sin poder

El empleador no está entre las personas autorizadas por el artículo 14, y tampoco lo está el área administrativa de una EPS. No procede exigirle al trabajador copia de su historia clínica para tramitar incapacidades o licencias: lo que el Decreto 1427 de 2022 contempla adjuntar ante la EPS es la epicrisis —en hospitalización— o el resumen de atención —en consulta externa o atención ambulatoria—, y quien lo aporta es el propio paciente. Ese resumen es un documento distinto del expediente completo, y esa distinción es justamente la que protege al trabajador.

Con las aseguradoras ocurre algo parecido: el acceso a información clínica se rige por lo que el asegurado haya autorizado expresamente y por el marco del contrato, no por la sola condición de aseguradora. Ante la duda, la regla que no falla es pedirle al tercero la autorización específica del titular y, si no la tiene, redirigirlo a que sea el paciente quien solicite su copia.

¿Se puede cobrar la copia?

No hay norma que lo ordene ni que lo prohíba. El Ministerio de Salud abordó el punto en el Concepto 29024 del 30 de diciembre de 2011: como la expedición de fotocopias genera un gasto administrativo para la entidad que custodia el expediente, el Ministerio considera viable el cobro siempre que el valor no exceda el costo promedio que tienen las fotocopias en el comercio. El propio concepto aclara que se trata de un criterio orientador, no de una regla de obligatorio cumplimiento.

Traducido al día a día: cobrar el costo real de la reproducción es defendible; convertir la copia en una fuente de ingreso o condicionar la entrega al pago de una tarifa alta es exponerse a una queja ante la Supersalud. Y hay un matiz que cambia el cálculo en 2026: cuando la historia clínica es electrónica, la "copia" suele ser un PDF, y el costo administrativo tiende a cero. Cobrar por generar un archivo que el sistema exporta en un clic es difícil de sustentar.

Ese es, de paso, uno de los efectos menos comentados de digitalizar el expediente. Con un software de historia clínica que exporta la atención en PDF, el trámite de diez días hábiles se convierte en uno de diez minutos, y el debate sobre el cobro simplemente desaparece.

Cómo montar el procedimiento en tu consultorio

Un procedimiento de una página resuelve el asunto para siempre. Estos son los seis pasos que conviene dejar escritos y colgados donde los vea quien atiende:

1. Registrar la fecha de recepción. En un cuaderno, una hoja de cálculo o el módulo de solicitudes del software. Esa fecha es la que marca el plazo legal.
2. Identificar al solicitante y verificar su legitimación. Documento de identidad y, según el caso, registro civil, poder o el oficio de la autoridad. Copia de esos soportes al expediente de la solicitud, no a la historia clínica.
3. Definir el alcance de lo que se pide. No siempre se necesita el expediente completo: muchas veces basta la epicrisis, el resumen de una atención puntual o los resultados de un período. Preguntarlo ahorra trabajo y reduce la exposición.
4. Preparar la copia sin editarla. Se entrega lo que está registrado. Corregir, completar o "mejorar" notas al preparar una copia es la conducta que convierte un reclamo administrativo en un problema serio; si hay un error, se corrige con una nota aclaratoria fechada, sin borrar el registro original.
5. Entregar con constancia. Acta o correo con acuse, indicando qué se entregó, a quién, en qué fecha y bajo qué calidad. Recordarle al solicitante por escrito que el documento mantiene su reserva.
6. Dejar trazabilidad. Que quede registrado en el expediente que hubo una solicitud, quién la resolvió y qué se entregó.

Ese último punto es donde el software hace la diferencia real. En papel, la trazabilidad depende de que alguien anote a mano quién consultó qué. En una historia clínica electrónica bien configurada, el registro de accesos existe por defecto: cada apertura de un expediente queda con usuario, fecha y hora, y los perfiles limitan qué puede ver el personal administrativo frente al asistencial. Cuando una autoridad pregunta quién accedió a un expediente, esa bitácora es la respuesta. Es el mismo criterio que aplica a la gestión documental de las historias clínicas, donde los tiempos de retención y la disposición final también dependen de tener el registro ordenado.

En Saludtools la historia clínica vive en la nube con control de accesos por perfil, registro de quién abre cada expediente y exportación de las atenciones en PDF, que es lo que se necesita para responder una solicitud sin desarmar el archivo. No reemplaza el criterio jurídico de decidir a quién se le entrega —esa decisión sigue siendo del prestador—, pero sí elimina la parte operativa: encontrar, exportar y dejar constancia.

Si el consultorio ya está pensando en digitalizarse, vale la pena revisar dos temas hermanos: de quién es la historia clínica y cómo exportarla al cambiar de software, y el portal del paciente, que resuelve por adelantado buena parte de estas solicitudes: si el paciente puede descargar sus documentos cuando quiera, la petición formal deja de ser necesaria.