Software médico con precio de lanzamiento: 7 preguntas antes de firmar

Por qué un precio de entrada merece preguntas

Un descuento de lanzamiento no tiene nada de malo: es una forma legítima de atraer a los primeros clientes. El problema es lo que no se dice en el anuncio. Lo habitual es que la promoción no diga cuánto dura, que el precio venga sin impuestos o que las funciones más llamativas se cobren aparte. Y cambiar de software médico no es como cambiar de plan de celular: hay que migrar pacientes, formatos, plantillas y años de historias clínicas.

Por eso conviene evaluar el software por lo que cuesta en tres años y por lo que puede demostrar en una demo, no por la cifra del primer mes. Si ya tienes claro qué funciones necesitas, nuestra guía de criterios para elegir software de historia clínica cubre la parte general. Este artículo se concentra en lo que hay que preguntar cuando el gancho es el precio.

Las 7 preguntas que debes hacer antes de firmar

1. ¿Cuánto pago el segundo año?

Es la pregunta más importante y la que menos se hace. Una tarifa de lanzamiento suele aplicar al primer pago; después se cobra el precio de lista. Pregunta tres cosas: cuánto dura la promoción, cuál es el precio normal después y si la renovación es automática. Si la respuesta es «eso lo vemos después», multiplica el precio de lista por los años que piensas usar el sistema: esa es la cifra que debes comparar.

Cómo responde Saludtools: los precios publicados en la página de precios de Saludtools son los de lista, no una tarifa de entrada con fecha de vencimiento. Al 6 de noviembre de 2026:

• Estándar: $964.000 al año por profesional (equivale a $80.333 al mes; solo se paga anual).
• Plus: $1.589.000 al año (equivale a $132.417 al mes) o pago mensual.
• Premium: $1.816.000 al año (equivale a $151.333 al mes) o pago mensual.

No hay cláusula de permanencia: si cancelas, simplemente no se hace el siguiente cobro.

2. ¿El precio incluye IVA?

Parece un detalle, pero cambia la comparación. Algunos proveedores publican sus tarifas «más IVA», y con la tarifa general del 19 % un plan anunciado en $1.000.000 termina costando $1.190.000. Cuando compares dos ofertas, pon las dos en la misma base: con impuestos incluidos. En nuestra comparativa Saludtools vs Alira verás cómo ese ajuste cambia el orden de los precios.

Cómo responde Saludtools: todos los planes se publican con IVA incluido y por profesional. El precio que ves es el que pagas. Si tienes dudas sobre cómo deducir el gasto en tu declaración, consúltalo con tu contador.

3. ¿La IA para la historia clínica está incluida o se paga aparte?

La historia clínica con inteligencia artificial (escribir mientras hablas con el paciente, resumir la consulta, leer exámenes) es hoy la función que más se anuncia. También es la que más a menudo se vende como un adicional mensual encima del software. Ahí el precio de entrada deja de ser el precio real.

Haz la cuenta completa. Un ejemplo hipotético: un software de $60.000 al mes con una IA adicional de $150.000 al mes no cuesta $720.000 al año, sino $2.520.000. Pregunta también si la IA tiene cupos (minutos, créditos o consultas al mes) y qué pasa cuando se acaban.

Cómo responde Saludtools: la IA viene incluida en el plan Premium ($1.816.000 al año), sin cobro adicional: historia clínica por voz, resumen clínico con IA y transcripción de laboratorios desde foto o PDF. Plus incluye dictado médico. Puedes ver cómo funciona en la página de software médico para consultorio con IA y en la demo de transcripción automática de la consulta.

4. ¿Me muestras un RDA enviado con su código VIDA?

La Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención (RDA) dentro de la interoperabilidad de la historia clínica electrónica. Su implementación es progresiva y por fases, según el tipo de prestador y el cronograma del Ministerio, pero el software que elijas hoy es el que va a tener que enviar esos resúmenes.

Cuando el Ministerio acepta un RDA, devuelve una respuesta de aceptación: el código VIDA. Por eso la prueba es sencilla. Pide en la demo que te muestren una atención ya enviada con su código VIDA visible. Si la respuesta es «está en desarrollo» o «próximamente», anótalo así: próximamente no es funcionando, y no sabes en qué plan ni a qué precio llegará.

Cómo responde Saludtools: la interoperabilidad (RDA) está incluida en todos los planes, también en Estándar. Con las credenciales del Ministerio activas, el sistema envía automáticamente las atenciones que cumplen las condiciones, sin acciones manuales. En la historia clínica ves el estado de cada atención (en proceso o interoperada) y, al pulsarlo, el código VIDA. Lo puedes ver paso a paso en la demo en línea de interoperabilidad y en la página de interoperabilidad de la historia clínica.

5. ¿Me haces una factura con sus RIPS validados y el CUV en la demo?

Desde la Resolución 948 de 2026, los RIPS en formato JSON son el soporte de la factura electrónica de venta en salud y se validan en el Mecanismo Único de Validación (MUV) del Ministerio, que devuelve el Código Único de Validación (CUV). Sin CUV, la factura no se puede radicar ante una EPS o una prepagada.

Que una página diga «cumple la 948» no es lo mismo que verlo funcionar. Pide en la demo una factura de prueba con sus RIPS, validada y con su CUV. Pregunta además si la factura electrónica viene en el plan o es un módulo adicional, cuántas facturas al mes incluye y si sirve para facturar a EPS y prepagadas. Si quieres profundizar, revisa qué programa valida los RIPS y obtiene el CUV.

Cómo responde Saludtools: los RIPS con la Resolución 948 vienen en todos los planes, factures o no. La factura electrónica DIAN está en Plus (hasta 100 al mes, con facturación a prepagadas y EPS y facturación masiva) y en Premium (sin límite).

6. ¿Mi secretaria paga usuario?

En muchos consultorios la secretaria o asistente es quien agenda, confirma y cobra. Si cada usuario se cobra, el precio por profesional puede duplicarse sin que lo notes al firmar. Pregunta cuántos usuarios incluye el plan, qué perfiles existen y cuánto cuesta cada usuario extra.

Cómo responde Saludtools: el usuario de la secretaria o asistente va sin costo en todos los planes. Cada profesional que atiende tiene su propio plan y su propio usuario, porque cada registro de la historia clínica debe quedar a nombre de quien atendió: es trazabilidad que exige la norma, no un cobro de más.

7. ¿Cómo me llevo mis historias si me voy?

La Ley 2015 de 2020 establece que el paciente es el titular de su historia clínica electrónica y que el prestador la custodia. El software no es dueño de tus datos, pero sí controla en qué formato te los entrega. Antes de firmar, pregunta en qué formato puedes exportar pacientes e historias, si la exportación tiene costo y cuánto tarda. Tienes que conservar esas historias durante años, así que la salida importa tanto como la entrada. Lo explicamos a fondo en de quién es la historia clínica si cambias de software.

Cómo responde Saludtools: la migración de tu información está incluida en todos los planes. Se hace con plantillas oficiales de pacientes y de historias clínicas (en Excel o PDF) y toma 4 días hábiles para hasta 5.000 registros, más según el volumen. Y como no hay permanencia, no quedas atado a un contrato.

Una pregunta extra si haces teleconsulta

Si atiendes por video, pregunta si la videollamada ocurre dentro del software de historia clínica o en una aplicación aparte, si queda grabada y si el consentimiento informado se firma electrónicamente en el mismo flujo. También si hay un cupo de minutos al mes: un plan con pocos minutos de videoconsulta puede quedarse corto en la primera semana con mucha demanda.

Cómo responde Saludtools: el plan Plus incluye telemedicina ilimitada con grabación y consentimiento con firma electrónica, además de agenda en línea y recordatorios por WhatsApp.

Cómo calcular el costo real a tres años

Con las respuestas en la mano, haz esta cuenta para cada opción antes de decidir:

1. Año 1: el precio promocional, con IVA.
2. Años 2 y 3: el precio de lista que te confirmaron por escrito, con IVA.
3. Adicionales: IA, factura electrónica, recordatorios, minutos de video o almacenamiento que se cobren aparte, multiplicados por 36 meses.
4. Usuarios: el costo de la secretaria y de cada usuario extra.
5. Cambio: lo que cuesta migrar hoy y lo que costaría exportar tus datos si te vas.

El total de tres años es la cifra real. Muchas veces la oferta más barata del primer mes no es la más barata del trienio. Para ver cuánto pesa el software dentro de tus números, usa la calculadora de ingresos del médico independiente, y si quieres un panorama de precios del mercado con fecha, revisa cuánto cuesta un software médico en Colombia.

Saludtools frente a las 7 preguntas, en resumen

• Segundo año: precio de lista publicado, sin tarifa de entrada que se venza y sin permanencia.
• IVA: incluido en todos los planes.
• IA: incluida en Premium, sin adicional mensual.
• RDA: envío automático en todos los planes, con código VIDA visible en la historia.
• RIPS y factura: RIPS con la 948 en todos los planes; factura DIAN desde Plus.
• Secretaria: sin costo.
• Tus datos: migración incluida y sin contrato de permanencia.

Saludtools no es gratis ni lo pretende: es un software médico con precios publicados, y la mejor forma de comprobar estas respuestas es pedir una demo y hacerle las mismas siete preguntas que le harías a cualquier otro proveedor. Si estás pensando en dejar tu sistema actual, también te sirve leer cuándo conviene cambiar de software médico.